Gestion des documents

OBJECTIF

La Gestion des documents permet de centraliser et d’organiser différents documents pour un client, un projet, un fournisseur, une commande, etc. C’est dans cette option que s’effectue la gestion des documents en lien avec les certifications des fournisseurs et des clients, dans le cadre de la Loi 28 (Attestation de Revenu Québec).

Cette fonctionnalité permet de créer des documents sous différents formats et de les rendre disponibles aux utilisateurs ayant accès à l’option. Les documents sont enregistrés dans une table de données de maestro* et ne sont pas accessibles via le réseau.

Seuls les documents qui respectent la liste des extensions permises dans maestro* (et maestro*MOBILE, s'il y a lieu) peuvent être ajoutés à la Gestion des documents. La liste des extensions est définie dans les Configurations générales, onglet Documents.

La Gestion des documents est accessible à partir de tous les écrans de maintenance (Gestion des clients, Gestion des fournisseurs, Dossier des ressources humaines, etc.) et de transactions à partir de l’icône Documents.

La Gestion des documents peut être utilisée avec ou sans le module Gestion de Contacts.

PRÉREQUIS

Gestion des catégories de documents
Gestion de la sécurité – Restriction des accès - Documents
Configurations générales – section Généralités et documents

Icônes

Icônes de la Gestion des documents

Icône

Titre

Sert à

Nouveau (F5)

Permet de créer un nouveau document.

Sélectionner un fichier

Permet de sélectionner un fichier afin de l’importer dans la Gestion des documents.

NOTE : Il est possible d’importer plusieurs documents en sélectionnant l’option Importer des documents à partir de la liste déroulante. Pour obtenir des informations supplémentaires, consulter l’aide sur l’Importation des documents.

Enregistrer

Permet d'enregistrer les changements.

Supprimer (Ctrl+F5)

Permet de supprimer un document sélectionné dans la grille.

Imprimer

Permet de générer des listes de documents.

Extraire les documents

Choix disponibles :

Extraire le document courant

Permet d’extraire une copie du document.

Il s'agit du choix par défaut qui est activé lorsque l'utilisateur clique sur directement sur l'icône Extraire les documents.

Attention! Si des changements sont effectués dans le document localement, les changements ne seront pas visibles dans maestro*.

Extraire tous les documents affichés

Permet d'extraire un ou plusieurs documents en même temps afin de les sauvegarder dans le répertoire de son choix.

Au clic sur Extraire tous les documents affichés, la fenêtre Extraction de documents s'ouvre. Celle-ci comporte les éléments suivants :

Une barre d'outils, avec des icônes permettant de sélectionner/désélectioner tout, d'extraire les documents, et de consulter le contenu du répertoire d'extraction;
Un champ Répertoire d'extraction, permettant de sélectionner le répertoire dans lequel seront enregistrés les documents extraits;

NOTE : Par défaut, le système propose le répertoire utilisé la dernière fois.

Une grille, dans laquelle sont affichés les documents listés précédemment dans la fenêtre Gestion des documents. La case à cocher Traitement (cochée par défaut) permet de sélectionner les documents à extraire.
NOTE : Ces documents peuvent être des documents liés.

NOTE : Si un fichier portant le même nom qu'un document sélectionné pour être extrait existe déjà dans le répertoire d'extraction choisi, un message s'affiche pour choisir l'action souhaitée : remplacer le fichier dans la destination, ignorer le fichier, ou conserver le nouveau fichier en lui ajoutant un suffixe.

Note seulement

Ces icônes représentent les différents formats de documents que l’utilisateur peut se servir pour créer des documents dans maestro*.

Champs mémo multi-lignes non formaté

Champs mémo formaté avec Word Pad

Document Word

Document Excel

Lien vers un autre fichier

Permet de sélectionner un fichier afin de l’importer dans la Gestion des documents.

NOTES : Si l’utilisateur n’a jamais modifié ce répertoire, il aura accès au répertoire spécifié dans l’Emplacement source des documents des Configurations générales. Maestro* conserve le dernier emplacement sélectionné par l’utilisateur lors de sa dernière connexion.

Une copie du document est enregistrée dans maestro* et il n’existe plus aucun lien entre le fichier sur le réseau et le fichier dans maestro*.

Afficher le panneau principal à droite/en bas

Permet d’afficher les documents de deux façons : en affichant le panneau principal (section document) à droite ou en bas.

NOTE : Il est possible de déplacer les sections en cliquant sur les en-têtes et en les déplaçant à l’aide de la souris.

Numériser un document

Permet de numériser un document et de le sauvegarder dans la Gestion des documents.

NOTES : Un numériseur doit être installé au préalable pour utiliser cette fonction.

À l’aide du menu déroulant de l’icône, il est possible de choisir dans quel format le document numérisé sera importé dans maestro*. En choisissant l’option Numériser un document, le document sera sauvegardé en format PDF. En choisissant l’option Numériser une image, le document sera sauvegardé en format JPG.

Expédier un message

Permet d’expédier un document sélectionné par courriel.

NOTE : Le fichier expédié peut être transmis en format PDF si le champ Extension à convertir en PDF est complété dans les Configurations générales, sous la section Documents.

Éditer dans Excel

Permet d'ouvrir Excel pour éditer le document.

Afficher la catégorie pour le recouvrement

Permet d’afficher les documents reliés à la catégorie recouvrement.

NOTES : La catégorie pour le recouvrement est définie dans la Configuration.

Sélectionner une date

Permet de sélectionner les documents à afficher selon une date de rappel.

Afficher les documents liés

Permet d’afficher les documents liés.

NOTES : En cliquant sur l’icône, les documents créés à partir des autres options de maestro* et ayant un lien avec la Gestion de document courante s’affichent.

Dans ce mode, il est possible d’organiser la présentation de la liste des documents en déplaçant les en-têtes de colonnes dans la section supérieure.

Il est également possible de déplacer des documents de l’explorateur Windows vers maestro* en utilisant le glisser-déposer.

Configuration

Permet de configurer les paramètres servant à la création d’un nouveau document, des types de documents permis et de la catégorie de recouvrement.

Sections de la fenêtre Gestion des documents

La Gestion des documents se divise en cinq (5) sections :

Sections	Description
1 - Liste des documents	Cette section permet de visualiser en un coup d’œil les documents enregistrés dans la Gestion des documents pour une transaction. Par défaut, la liste des documents est classée par catégorie de document. NOTE : Il est possible de personnaliser l’affichage en cliquant sur l’icône Afficher les documents liés.
2 - Détail	Cette section permet d’identifier le document afin de le classer et de faciliter la recherche.
3 - Résumé	Cette section permet d’afficher un résumé du document créé afin de faciliter la recherche.
4 - Mot-clé	Cette section permet d’afficher les mots-clés définis pour le document à l’aide de l’option Définition des mots-clés du menu Outils de la fenêtre
5 - Document	Cette section permet de modifier ou de visualiser directement le document selon l’application utilisée et les accès de l’utilisateur. Pour les documents provenant de Microsoft Office, Word et Excel doivent être installés sur le poste de travail de l’utilisateur. NOTE : Les documents Word et Excel peuvent être visualisés et modifiés directement à partir de la section Document. Pour ouvrir les documents dans l’application Word ou Excel, cliquer soit sur l’icône Éditer dans Excel ou Éditer dans Word, selon le cas. À ce moment, le document ne sera plus visible dans la section Document. Pour réafficher le document, il suffit de le sauvegarder et de cliquer dans la section Document. Pour les documents de type : Notes, Texte multilignes et WordPad (RTF), ils ne nécessitent pas de programmes externes. NOTE : Ils peuvent être modifiés et consultés directement à partir de la section Document. Pour les documents PDF et d’images (.BMP, .JPG et .GIF), il est possible de les visualiser directement dans la section Document sans nécessiter de programme externe. Pour les autres types de documents, un lien est affiché dans la section Document permettant d’ouvrir le document avec l’application externe qui lui est associée si le poste de travail de l’utilisateur possède ce programme.

Les sections peuvent être déplacées dans l’écran selon les préférences de l’utilisateur en cliquant dans les en-têtes des sections et en se déplaçant avec la souris.

Créer un document dans la Gestion des documents

Cliquer sur l’icône correspondant au format du document à créer.
Entrer les informations requises dans la section Détail :

Champ

Description

Compteur

Numéro du compteur de la Gestion des documents attribué automatiquement par maestro*.

Clé

Clé interne servant à identifier la provenance du document, à titre d’information.

Nom du fichier

Nom du fichier attribué par maestro*.

Catégorie

Catégorie issue de la Gestion des catégories de documents et permettant de classer les documents.

NOTES : Si un Gabarit ou un Formulaire de document a été configuré dans la Gestion des catégories de documents, maestro* affiche le message Voulez-vous créer un nouveau document à partir du gabarit? Répondez par Oui pour créer un document.

Date rappel

Date pour laquelle l’utilisateur désire faire un suivi.

NOTE : En cliquant sur une date de rappel, le document sera visible dans le Calendrier des événements de maestro*. Il est également possible de filtrer les documents selon la date de rappel dans la Consultation des documents et la Gestion des documents/client.

Date complété

Date à laquelle un document a été complété.

NOTE : Il est possible de filtrer les documents selon la date complété dans la Consultation des documents et la Gestion des documents/client.

Assigné à

Permet d’assigner un document au Calendrier des événements d’un utilisateur maestro*.

NOTES : Le document sera assigné et visible dans le Calendrier des événements.

Si la configuration Aviser l’utilisateur par courriel lorsqu’un document lui est assigné est cochée dans la Gestion de la sécurité (onglet Restriction des accès, section Documents), l’utilisateur identifié dans ce champ recevra automatiquement un courriel l’avisant qu’un document lui a été assigné.

Liste assignation

Permet d’assigner un document à plusieurs utilisateurs.

NOTES : Le document sera assigné et visible dans le Calendrier des événements.

Si la configuration Aviser l’utilisateur par courriel lorsqu’un document lui est assigné est cochée dans la Gestion de la sécurité (onglet Restriction des accès, section Documents), les utilisateurs identifiés dans ce champ recevront automatiquement un courriel les avisant qu’un document leur a été assigné.

Étiquette recherche 1 à 3

Permet d’entrer des mots-clés servant à identifier le document et permettant de faire des recherches rapides dans la Consultation des documents.

Date modification

Affiche automatiquement la date de la dernière modification effectuée au document.

Inclure dans les envois

Permet d’inclure le document à la Gestion des envois, si la case est cochée.

NOTES : Le document reste disponible pour les envois tant que la case est cochée.

Lorsque la case est cochée et que le document est ajouté à l’une des options de la Configuration des envois, il sera inclus dans la liste des documents transmis.

Type document

Valeurs disponibles:

Aucun

N'a pas de type spécifique.

EDI

Est un document d'échange de données électroniques.

Table

Indique à quel transaction le document est question est liée.

NOTE : Le prochain champ est à titre indicatif seulement et ne peut être modifié.

Cliquer sur Enregistrer.

Voir aussi

Dernière modification : 20 décembre 2024